Les r\u00e9unions vid\u00e9o introduisent de nouveaux d\u00e9fis : le langage corporel et les expressions faciales sont plus difficiles \u00e0 observer. Il est donc compliqu\u00e9 de remarquer si quelqu\u2019un se sent mal \u00e0 l\u2019aise ou n\u2019est pas d\u2019accord avec vous.<\/p>\n\n\n\n
Cela est encore plus marqu\u00e9 dans les r\u00e9unions vid\u00e9o avec beaucoup de participants. Il est difficile de prendre la parole, de peur d\u2019interrompre quelqu\u2019un. A cela s\u2019ajoute le fait d\u2019\u00eatre \u00e0 la maison, avec ses enfants \u00e0 c\u00f4t\u00e9 ou d\u2019autre membres de la famille. Ce sont des obstacles \u00e0 la participation de chacun. Tout cela rend les appels vid\u00e9o bien plus \u00e9puisants physiquement que les r\u00e9unions classiques.<\/p>\n\n\n\n
Voici 10 conseils pour rendre vos r\u00e9unions vid\u00e9o plus inclusives. Que ce soit en tant qu\u2019organisateur ou simple participant, vous pouvez appliquer ces conseils simples pour rendre vos r\u00e9unions vid\u00e9o plus accueillantes !<\/p>\n\n\n\n
Si vous \u00eates organisateur, pensez \u00e0 envoyer un mail \u00e0 tous les participants avec l\u2019ordre du jour et le th\u00e8me de la r\u00e9union d\u00e8s que possible. Pr\u00e9cisez si certains th\u00e8mes abord\u00e9s n\u00e9cessitent une pr\u00e9paration des collaborateurs. Ces informations seront utiles pour les personnes introverties mais aussi pour les personnes qui pourraient avoir besoin de pr\u00e9parer les r\u00e9ponses \u00e0 d\u2019\u00e9ventuelles questions, voire apporter pour apporter de nouvelles id\u00e9es ou faire des pr\u00e9sentations aux coll\u00e8gues.<\/p>\n\n\n\n
Chacun fait face \u00e0 une situation diff\u00e9rente \u00e0 la maison. Beaucoup de parents essayent de suivre la scolarit\u00e9 en ligne de leurs enfants, d\u2019autres s\u2019occupent des membres plus \u00e2g\u00e9s de leur famille, ou de personnes malades. Vos coll\u00e8gues peuvent donc avoir des cr\u00e9neaux limit\u00e9s dans la journ\u00e9e pour des r\u00e9unions. En tant qu\u2019organisateur, tenez compte de la situation de vos collaborateurs lorsque vous fixez une date pour la r\u00e9union. Renseignez-vous aupr\u00e8s des participants sur les meilleurs horaires pour eux. Par exemple, \u00e9vitez de caler une r\u00e9union au moment o\u00f9 les parents doivent \u00eatre pr\u00e9sents aupr\u00e8s de leurs enfants. Soyez flexible sur l\u2019horaire pour que tout le monde puisse \u00eatre pr\u00e9sent.<\/p>\n\n\n\n
Cr\u00e9ez un environnement chaleureux pour les personnes qui s\u2019occupent de leur famille \u00e0 la maison. La plupart du temps, les gens se sentent mal \u00e0 l\u2019aise lorsqu\u2019un enfant, un animal ou un membre de la famille les interrompt. Ils ressentent le besoin de s\u2019excuser. Dans ce cas, tout participant peut r\u00e9pondre par un mot gentil, en faisant preuve de patience. Vous pouvez \u00e9galement proposer de reporter la r\u00e9union \u00e0 un autre moment, si vous voyez que la personne est trop distraite.<\/p>\n\n\n\n
Si vous voulez absolument avoir les cam\u00e9ras des participants actives, mentionnez le dans une note avant la r\u00e9union pour chacun puisse se pr\u00e9parer \u00e0 cette \u00e9ventualit\u00e9 et s\u2019installer dans une pi\u00e8ce calme. Si vous forcez les gens \u00e0 allumer leur cam\u00e9ra, vous risquez de voir des membres de leur famille ou autre \u00e9l\u00e9ment de leur vie personnelle qu\u2019ils ne sont pas enclins \u00e0 partager. Pouvoir \u00e9teindre la cam\u00e9ra permet \u00e0 toutes les personnes de joindre la r\u00e9union sans \u00eatre g\u00ean\u00e9es par leur vie de famille ou par le fait de faire plusieurs choses en m\u00eame temps. <\/p>\n\n\n\n
En tant que participant, vous pouvez avoir votre r\u00f4le \u00e0 jouer et rejoindre la r\u00e9union en activant seulement l\u2019audio. Cela incitera vos coll\u00e8gues \u00e0 faire de m\u00eame. Tout le monde se sentira ainsi plus \u00e0 l\u2019aise.<\/p>\n\n\n\n
Certaines plateformes de visioconf\u00e9rence proposent des fonctionnalit\u00e9s sp\u00e9cifiques pour rendre la r\u00e9union accessible \u00e0 tous. Par exemple, des sous-titres automatiques en direct lorsque quelqu\u2019un parle pour les utilisateurs sourds ou malentendants. Il est \u00e9galement recommand\u00e9 d\u2019utiliser des logiciels accessibles aux personnes aveugles ou malvoyantes et d\u2019utiliser des lecteurs d\u2019\u00e9crans qui transforment les donn\u00e9es affich\u00e9es \u00e0 l\u2019\u00e9cran en \u00e9l\u00e9ments audios ou en braille.
Google Meet, Microsoft Teams, Skype et BlueJeans proposent tous des sous-titres cod\u00e9s en direct.<\/p>\n\n\n\n
Si votre entreprise n\u2019utilise pas de plateforme avec ces fonctionnalit\u00e9s, vous pouvez proposer de tester une plateforme gratuitement lors des prochaines r\u00e9unions et montrer qu\u2019une meilleure accessibilit\u00e9 facilite la compr\u00e9hension de tous.<\/p>\n\n\n\n
Si vous remarquez des personnes silencieuses au cours de la r\u00e9union, vous pouvez les inviter \u00e0 prendre la parole avec une phrase simple telle que \u00ab Avez-vous des questions ? \u00bb ou \u00ab Nous allons faire une pause, j\u2019aimerai inviter toutes les personnes qui n\u2019ont pas encore eu l\u2019occasion de parler \u00e0 partager leur avis \u00bb.<\/p>\n\n\n\n
Si l\u2019interaction n\u2019est toujours pas au rendez vous dans votre r\u00e9union, vous pouvez diviser les participants en petits groupes de discussion. Cela facilitera le partage d\u2019id\u00e9e entre coll\u00e8gues. D\u00e9finissez un temps donn\u00e9, par exemple accordez-leur dix minutes pour discuter entre eux d\u2019un projet que vous souhaitez pr\u00e9parer. Demandez \u00e0 chaque groupe de d\u00e9signer un repr\u00e9sentant qui devra pr\u00e9senter les id\u00e9es de ses coll\u00e8gues \u00e0 tous les participants.<\/p>\n\n\n\n
Sinon, vous pouvez utiliser les fonctionnalit\u00e9s de commentaires anonymes. Ainsi, vos collaborateurs pourront exprimer leurs pens\u00e9es sans craindre des cons\u00e9quences n\u00e9gatives ou des critiques pour avoir donn\u00e9 leur avis.<\/p>\n\n\n\n
Faites attention \u00e0 ceux qui ont la parole et ceux qui sont interrompus. Plusieurs \u00e9tudes ont montr\u00e9 que les femmes sont plus souvent interrompues que les hommes, et que les hommes interrompent sp\u00e9cifiquement les femmes plus que les autres hommes. Il peut donc \u00eatre difficile pour les femmes de s\u2019exprimer dans les r\u00e9unions vid\u00e9o. N\u2019importe quel participant doit se sentir libre d\u2019intervenir et de dire qu\u2019il aimerait entendre la fin de ce que son coll\u00e8gue disait.<\/p>\n\n\n\n
Toutes les fonctionnalit\u00e9s de votre outil de visioconf\u00e9rence peuvent \u00eatre utiles pour faciliter la participation de chacun. Assurez-vous que tous les participants savent les utiliser. Par exemple, la fonction \u00ab lever la main \u00bb permet \u00e0 quelqu\u2019un de signaler qu\u2019il veut intervenir, ce qui est utile pour \u00e9viter de couper la parole.<\/p>\n\n\n\n
Le chat peut aussi \u00eatre un outil pour partager des donn\u00e9es \u00e0 l\u2019ensemble de vos collaborateurs. Utilisez cette fonction pour encourager vos coll\u00e8gues \u00e0 partager leurs id\u00e9es et \u00e0 participer si vous savez qu\u2019ils sont introvertis.<\/p>\n\n\n\n
Il est in\u00e9vitable que certaines personnes arrivent en retard \u00e0 la r\u00e9union ou ne puissent \u00eatre pr\u00e9sentes en raison d\u2019autres responsabilit\u00e9s. Dans ce cas, vous pouvez enregistrer la r\u00e9union sur votre plateforme puis envoyer l\u2019enregistrement par mail \u00e0 tous les participants qui n\u2019ont pas pu y assister.<\/p>\n\n\n\n
Si vous \u00eates participant, vous pouvez proposer de prendre des notes. Cela permet aux personnes devant s\u2019absenter un court instant de rattraper ce qui a \u00e9t\u00e9 dit. Partagez votre initiative dans le chat pour que vos coll\u00e8gues sachent qu\u2019ils peuvent vous envoyer un message pour lire les notes si besoin.<\/p>\n\n\n\n
L\u2019un des meilleurs moyens d\u2019am\u00e9liorer l\u2019exp\u00e9rience de chacun est d\u2019obtenir leur avis sur les points d\u2019am\u00e9lioration de la r\u00e9union. Demandez \u00e0 votre \u00e9quipe ce qui pourrait \u00eatre mieux et qui, selon eux, manquait pendant cette r\u00e9union.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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